Dieser Artikel richtet sich an Entscheidungsträger und Führungskräfte, die Aufgaben und Projekte delegieren.

Delegation ist eine Kernaufgabe einer Führungskraft. Delegieren heißt, jemandem eine Aufgabe zu übertragen, die er als der Bevollmächtigte des Auftraggebers ausführen soll. Delegation ist vielleicht eine der bedeutungsvollsten Verantwortlichkeiten einer Führungskraft, denn dadurch werden die wertvollen internen Kapazitäten mit bestimmten Themen verknüpft. Delegation bindet die Manpower, also die personelle Arbeitskraft einer Organisation.

Delegieren ist eine Kunst. Die Herausforderungen dabei sind:

• die Auswahl des geeigneten Kandidaten (Auslastung, Know-how, Selbstständigkeit)
• das Briefing (Informationen, Wichtigkeit, Erwartungen: Ergebnis, Qualität, Termin, Aufwand)
• die Unterstützung (Ausstattung mit Kompetenzen und Ressourcen, eigene Hilfestellung, bereichsübergreifende Abstimmung)
• die Kontrolle (Handlungsspielraum, Informationsfluss, Eskalationsanlässe)

Eine ganz besondere Bedeutung hat bei der Delegation das Magische Dreieck, welches aus dem Projektmanagement bekannt ist. Es bezeichnet den Zielkonflikt zwischen den drei nur scheinbar unabhängigen Größen:
(1) Qualität des Ergebnisses,
(2) terminlicher Zeitrahmen und
(3) Aufwand inklusive Kosten

Diese drei Größen sind dynamisch miteinander verknüpft. Ändert man etwas an der einen, hat das Auswirkungen auf die beiden anderen. Es ist also schlicht unmöglich, dass ein gutes Ergebnis zugleich schnell und günstig erreicht wird. Führungskräfte sollten sich darüber im Klaren sein, dass es keine Perfektion gibt.

Bei der Delegation von Projekten oder schwierigen Aufgaben werden oft absichtlich oder unabsichtlich unrealistische Termine gesetzt und zu wenig Kapazitäten bereitgestellt. Da derjenige, dem die Verantwortung übertragen wird, in der Regel ein Untergebener ist, vertraut er auf den Wissensvorsprung der Vorgesetzten und wagt auch vielleicht nicht, die erforderlichen Mittel einzufordern. Üblicherweise scheitern solche Projekte. Das kann im Extremfall dazu führen, dass das Selbstwertgefühl des Beauftragten angeknackst oder sogar zerstört wird, wenn die Aufgabe so nicht zu schaffen ist. Zumindest kostet es viel Zeit und Aufwand, um ein verfahrenes Projekt dann doch noch zum Erfolg zu führen.

Eine verantwortungsvolle Führungskraft gibt ein Projekt in Auftrag, indem sie einen realistischen Termin und ausreichende Mittel zur Verfügung stellt. Sinnvollerweise werden die erforderlichen Ressourcen erst einmal in einer Vorprojektphase durch den Projektleiter zusammen mit Experten ermittelt und später mit der Projektgenehmigung von der Hierarchie freigegeben.

Da die konkurrierenden Ziele Qualität/Schnelligkeit/Aufwand während eines Projekts zu einem Konflikt führen können, sollten im Zusammenhang mit der Delegation immer auch die folgenden Prioritäten abgestimmt werden:
(1) eher gut und günstig, dann aber weniger schnell
(2) eher gut und schnell, dann aber weniger günstig
(3) eher schnell und günstig, dann aber weniger gut

Auf diese Weise können die Erwartungen der Auftraggeber schon im Vorfeld abgeklärt und spätere Enttäuschungen vermieden werden. Projektleiter und Mitarbeiter können bei solch klaren Vorgaben konfliktfrei arbeiten..

Im Rahmen einer Delegation müssen also immer die drei Parameter Qualität/Zeit/Aufwand und zugleich deren Prioritäten abgestimmt werden, um eventuellen Zielkonflikten vorzubeugen.